Cereri din email
Prin aceasta optiune se configureaza email-urile din care se citesc mesajele pentru a se insera ca taskuri sau activitati pe proiecte
Campurile din zona incercuita cu rosu se folosesc pentru conectarea la serverul de mail
- Categorie proiect
- se cauta proiectele din acceasta categorie la inserare task
- Proiect
- proiectul pe care se va insera task-ul daca nu se gaseste un alt proiect cu cod suport specificat in subiect email
- Stare cerere
- task-ul se adauga in aceasta stare (sau prima stare implicita de pe categorie)
- Alocare automata a cererii la persoanele din email
- cererea se aloca automat persoanei (din echipele de pe proiect) care are adresa de email in adresele de la TO sau CC
- Cautare proiect dupa adresa de email a raportorului
- daca in subiectul emailuilui nu exista un ID de task (#ID#) sau un cod de proiect suport (#COD#), se cauta proiectul cu clientul care are in contact adresa de email de la FROM. Daca nu se gaseste proiectul, se adauga task-ul pe proiectul trecut in campul Proiect.
- Email asociat
- se ignora emailurile care vin de la adresa trecuta in acest camp. Daca aceasta adresa se regaseste in TO/CC se ignora in flux.
- Stergere emailuri prelucrate
- sterge emailul din server dupa prelucrare
- Fara adrese extinse
- daca este bifat se ignora adresele de la TO/CC in flux si se foloseste doar FROM
- Domenii agent
- se ignora in flux adresele de email din domeniile trecute aici (separate cu ;)
Flux prelucrare email
Se preiau email-urile necitite si neprocesate din contul de mail setat
Daca emailul este de la adresa trecuta in “Email asociat” se marcheaza ca prelucrat
Se verifica daca emailul are in subiect #ID# si se cauta in sistem taskul cu ID-ul specificat
Daca exista un task se insereaza activitate pe el cu: Persoana asignata: persoana din echipa cu email = FROM Denumire: subiect email Descriere: body email Stare task: starea din configurare sau prima stare implicita din categorie Se insereaza atasamentele din email ca atasamente la activitate Daca task-ul nu are responsabil se adauga persoana identificata prin email FROM Se trimite email la persoana asignata daca nu se gaseste in TO sau FROM din email Daca nu exista task: Daca in subiectul emailului exista un cod suport #COD# se cauta proiectul care are acest cod Daca nu se gaseste proiect si este bifat “Cautare proiect dupa adresa de email a raportorului” se cauta proiectul de pe clientul care are contact cu adresa de email din FROM Daca nu se gaseste proiect se ia proiectul setat in configurare Daca s-a gasit proiect se insereaza task cu: Tip task: tipul implicit de pe categorie Denumire task: subiect email Descriere task: body email Stare task: daca in subiect email se regaseste o stare de pe categorie (ex. “URGENT”), aceasta se seteaza pe task Email sender: Daca nu este bifat “Fara adrese extinse” se adauga adresle din TO+CC care nu sunt in domenii agent si email asociat. Daca este bifat se pune adresa FROM Se trimite email alocare task catre echipa Se trimite email preluare cerere Se trimite email catre client: Adrese extinse sau FROM Se trimite email catre contactele clientului care sunt de tip suport Se adauga atasamentele din email ca atasamente pe task
